خوب، بد و زشت مدیریت پروژه میزبانی وب برای مبتدیان

بعدازظهر دوشنبه در دفتر است. هفته تازه شروع شده است، اما شما در حال شنا در دریایی از یادداشت‌ها، صفحات گسترده و برنامه‌ها هستید. درست همانطور که در خیال پردازی هستید که چه غذاهایی را که ممکن است برای یک شام دیرهنگام دوباره گرم کنید، رئیستان سرش را به دفتر شما فرو می برد. او قبل از اینکه بمب را در مورد "پروژه کوچکی" که به شما نیاز دارد تا پایان هفته تکمیل کنید، چیزی در مورد سهمیه ها و ضرب الاجل ها زیر لب غرغر می کند. و دقیقاً مانند آن، می دانید که یک کابوس به شما دست داده است، اما به هر دلیلی این چالش را بپذیرید.

طبق گزارش دانشکده مدیریت کرانفیلد در بریتانیا، 68 درصد پروژه‌ها قبل از شروع با شکست مواجه می‌شوند.

فقدان آموزش مدیریت پروژه یا تجربه بسیاری از کارکنان می تواند یک عامل استرس بزرگ برای آنها باشد. در حالی که توانایی طبیعی سازمانی بسیار مفید است، به خودی خود تضمینی برای موفقیت و استرس کم هیچ پروژه ای نیست.

پروژه کابوس چیست؟ این چیزی است که همه ما با آن آشنا هستیم. رئیس یک کار مبهم و یک ضرب الاجل برای ما تعیین می کند، اما راه حل را به عقل خلاق ما واگذار می کند.

پس چگونه مشکل این "پروژه" ترسناک را حل می کنید؟

1. محدوده پروژه را درک کنید  

اول از همه، فهرستی ایجاد کنید تا ایده های خود را در مورد نحوه انجام کار در دست طرح ریزی کنید. سوالاتی که ممکن است داشته باشید و افرادی که ممکن است به آنها نیاز داشته باشید را بنویسید کار با یا صحبت کنید تا بفهمید چه کاری باید انجام شود.

بدون اینکه کاملا بفهمم چیه کار باید انجام شود، تخمین دقیق برنامه یا بودجه یک پروژه غیرممکن است.

پس از ایجاد یک لیست، ایده های خود را با همکاران به اشتراک بگذارید. مهاجرت کاری با همسالانی که هدف یکسانی دارند و اخلاق کاری مشابه شما دارند. خیلی اوقات، وقتی با یک پروژه غیرواقعی مواجه می شویم، تقریباً با هرکسی کار می کنیم که با خستگی موافق است نام خود را در هیئت مدیره داشته باشد. شور و شوق یک پروژه جدید به سرعت محو می شود که کار واقعی مورد نیاز باشد. به جای "چگونه می توانم کمک کنم؟" با "من در حال حاضر مشغول هستم" و "آیا می توان تا هفته آینده صبر کرد؟" حامی، مدیر پروژه و تیم پروژه باید درک مشترکی از محدوده پروژه داشته باشند.

2. از افرادی که کار را انجام خواهند داد، تخمین بزنید

برای جلوگیری از استرس ناشی از خستگی دوستانه، یک برنامه عملی محکم با همکاران خود ایجاد کنید. وظایف و مسئولیت ها را تعیین کنید و برای هر کار یک مهلت تعیین کنید.

4. به محض اینکه متوجه شدید که یک فرض تخمینی اشتباه بوده است، دوباره برآورد کنید

اگر مردم و چیزهای دیگر از بین بروند، ناامید نشوید. حتی اگر با وعده های شکسته شده، ضرب الاجل های از دست رفته، اشتباهات و خروجی های بی کیفیت خسته کننده است. به محض اینکه متوجه شدید که اشتباهی رخ داده است، تأثیر آن را ارزیابی کرده و پروژه را مجدداً برآورد کنید.

«متاسفانه وقتی مدیران پروژه بیشتر وقت خود را صرف تلاش برای دستیابی به چیزهای دست نیافتنی می کنند، نتیجه آن ناامیدی و فرسودگی بالقوه است.»

اما بگویید که این مراحل را دنبال کرده اید و توانسته اید در طول این هفته طاقت فرسا مثبت بمانید. شما تکلیف را انجام دادید، چه با اشتیاق و چه با تمام انرژی تخلیه شده باشد، اما به شما گفته می شود که مدیران بالاتر تصمیم گرفتند مسیر دیگری را طی کنند و در نهایت به نتایج پروژه شما نیازی ندارند. رئیس شما در حالی که گزارش چند لایه شما را تحویل می دهد به شما می گوید: "با این حال تلاش خوبی است."

اگر در چنین موقعیتی قرار گرفتید، فقط به یاد داشته باشید که هرگز به یک «پروژه کوچک» «بله» نگویید بدون اینکه ابتدا به آنچه به شما تحویل داده شده نگاهی بیندازید.